RPAでできることとは？
RPAのできること
RPAは、ワークフローや作業手順が決まっている定型業務を得意としています。また、複数のアプリケーションにまたがる業務や、大量のデータを扱う業務も得意とします。しかし、RPAがどのようなものなのか、イメージしにくいかもしれません。まずは、実際の企業活動において、具体的にどのような業務にRPAを導入できるのかを紹介します。
競合他社の価格調査
マーケティング活動の一環として、自社の製品やサービスと競合する他社の製品やサービスの価格を定期的に調査するなど、1日1回、週1回など検索頻度を設定することで、公式サイトやECサイトで販売されている競合商品の価格データを収集し、Excelにリスト化することが可能です。データを自動収集することで、自社製品の販売価格を見直すことができます。
SNSクチコミ収集
上記と同様に、マーケティング活動の一環として各種SNSに投稿される自社や自社製品に関する口コミやコメントをチェックする作業もRPAで自動化できます。マーケティング担当者が都度SNSを検索するのは面倒ですが、RPAなら定期的に自動収集し、Excelに蓄積することができます。また、キーワードを判定し、ポジティブ評価とネガティブ評価に分け、検出した際にメールで通知することも可能です。商品の認知度や好感度に関するデータ分析に役立てることが可能です。
デイリーレポートの作成
ECサイトを運営している場合、サイト訪問者や滞在時間、売上数、広告プロモーションの投資対効果などの最新データを収集・分析し、より売上が上がるサイトに改善する必要がありますが、RPAはECサイトや広告媒体の管理画面からあらかじめ設定した情報を取得し、定型的なレポートを作成することができます。例えば、この作業を毎朝始業前に行うように設定しておけば、担当者は始業と同時にレポートを確認し、すぐに分析や対応など次のアクションに移ることができます。
勤怠管理
勤怠管理は毎月の業務であり、全従業員を一括して行う必要があるため、扱うデータ量も多いのですが、必ず誰かがやらなければならない業務もでもあります。RPAを活用することで、勤務時間の集計や残業時間の累計確認、有給休暇の残日数確認などを自動化することができる上にさらに、集計したデータをもとに給与計算を自動化したり、振込や明細書の作成もRPAで行うことができます。
在庫管理
在庫切れによる販売機会の損失や、過剰在庫による管理コストの増加といった問題を解消するためには、適切な在庫管理が必要です。営業担当者は、自宅や外出先で自社商品の在庫状況を把握できるようになります。これにより、適切なタイミングで生産部門に生産指示を出すことが可能となります。
顧客情報のシステム登録
新規顧客を獲得した場合、会計ソフト、顧客リスト用エクセル、経営管理アプリ、名刺管理アプリなど、複数のシステムに顧客情報を手作業で登録しているかと思います。RPAを利用すれば、顧客情報を専用フォームに1度入力するだけで、RPAが各システムにログインし、フォームに入力された顧客情報を自動で登録します。また、手作業で起こりがちな入力漏れや誤った情報の登録などのミスを防ぐことができます。
請求書発行
営業担当者が売上伝票を経理担当者に提出し、経理担当者が売上データを販売管理システムに転記し、請求書を発行するという請求書発行プロセスを、RPAを活用することで効率化し、ミスをなくすことができるようになります。例えば、営業担当者が定型の売上伝票ファイルを共有フォルダにアップロードするだけで、RPAが自動的に売上データを販売管理システムに転記し、決められた期日に発行される請求書をメールで受け取ることができます。これを応用することで、請求書だけでなく、契約書や見積書など、さまざまな書類を自動発行するシステムを構築できます。
入金消込
入金消込は、請求情報と実際の取引先の入金情報を照合し、確認が取れ次第消込を行います。これを毎日口座の情報を確認しながら手作業で目視で行うとなると、取引先が多ければ多いほど手間がかかります。RPAを活用すれば、この作業を効率化することができ、銀行のシステムから入金情報を取得すると同時に、自社の会計システムから口座の引き落とし情報を取得し、データを照合することが可能です。確定したものは削除し、未入金のものをリストアップする作業をRPAで自動化できます
問い合わせ対応
RPAは、対象となる問い合わせや回答メールをあらかじめ設定しておけば、問い合わせに対する自動回答や、問い合わせ内容に応じた社内業務管理システムへの転記、各部門の担当者への通知などを行うことができます。RPAは、問い合わせに対する自動回答や、問い合わせ内容に応じた社内業務管理システムへの転記、各部門の担当者への通知などを行うことができます。問い合わせへの返信、問い合わせ情報の登録、社内共有を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
メール配信
採用活動を例にとると、会社説明会などのイベント告知や面接日のお知らせなど、定型メールを配信することが多いと思います。RPAを活用することでこのような定型メールの送信を自動化することができます。業務負荷が軽減されるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。